As viagens de incentivo são uma excelente maneira de reconhecer o esforço daqueles que têm impacto no sucesso do seu negócio e aumentar o espírito das suas equipas, agentes e colaboradores.
No entanto, planear uma viagem bem sucedida, que agrade a todos os convidados e ao mesmo tempo cumpra os objetivos corporativos, pode parecer uma tarefa assustadora e com muitos fatores a serem considerados. Neste guia vamos ajudá-lo(a) a planear uma viagem verdadeiramente inesquecível.
O primeiro passo ao planear uma viagem de incentivo é definir as metas e objetivos. Não é por se tratar de uma viagem de premiação, que não é importante ter claro o que queremos atingir com a viagem.
O que pretende é melhorar a comunicação e colaboração entre os membros da equipe? Para além de proporcionar momentos divertidos de lazer presente ter momentos de relação com a sua marca? Quer capacitar os seus convidados com novas habilidades?
Uma vez definido o objetivo e metas a alcançar, resta agora garantir que a restante organização está alinhada com os resultados desejados.
Não há nada pior do que não desfrutar de um destino quando chegamos até ele ou ter que lidar com a logística de transportes no momento da chegada e não ter apoio no local à hora esperada.
O local escolhido para a viagem de incentivo terá um impacto direto no sucesso da sua iniciativa. No momento de selecionar o destino, lembre qual o propósito principal do retiro e as preferências de cada convidado. Os seus convidados preferem o mar ou a cidade? Como se vão deslocar? O que vão comer? Que tipo de atividades vão proporcionar? Todas estas questões são importantes levantar no momento da escolha final.
Se procura um ambiente mais informal, destinos de praia ou rio podem ser a escolha perfeita. Se, por outro lado, procura entusiasmar os seus convidados com atividades criativas e provas gastronómicas, talvez seja melhor optar pelo ambiente da cidade. Tenha em consideração que a localização escolhida pode limitar ou possibilitar todas as restantes condicionantes que pensou para a sua viagem, pois nem todos os destinos estão preparados para acomodar todas as suas necessidades.
Depois de escolher o destino da sua viagem de incentivo, está na hora de reservar o alojamento e tratar do transporte.
Certifique-se que escolhe uma opção de alojamento que permite fornecer acomodações confortáveis e acessíveis a todos os seus convidados, que tem opções de alimentação para todo o tipo de preferências e questione as comodidades (como spa, ginásio, bares, restaurantes, piscinas) que estarão em funcionamento durante a sua estadia para que todos os hóspedes possam ter a melhor experiência possível. Se planear fazer reuniões ou apresentações durante a viagem, verifique se os locais onde as irá fazer oferecem a tecnologia e instalações necessárias.
Como se vão deslocar do aeroporto para o alojamento? Como se vão deslocar entre atividades, reuniões e excursões? No momento de escolher o alojamento tenha também em conta a acessibilidade. Depois, é só garantir atempadamente todas as reservas de transferes, autocarros, comboios, carros, transportes especiais ou transportes privados.
As excursões, reuniões e atividades que proporcionar aos seus convidados vão ser essenciais para que todos se sintam bem recebidos, motivados e incluídos. Ao planear a agenda da viagem, considere não só as preferências de quem irá participar, mas os resultados que pretende obter.
Se pretende um ambiente mais profissional pode optar por atividades de team building, visitas a museus ou palestras internacionais, participação em master classes ou até oferecer um curso no estrangeiro. Se pretende que a viagem seja mais orientada ao lazer, opte por reservar experiências únicas como atividades de mergulho, jogos na praia, jantares em restaurantes de autor, participações em cerimónias e festividades locais, passeios de barco….As opções são infinitas.
Geralmente, este é o passo mais “aborrecido” e complicado. Uma viagem tem tantas fases e componentes, que é fácil esquecermos algum detalhe. A melhor forma é utilizar algum software ou uma simples folha de excel, para ir gerindo o estado de cada passo do processo.
Na altura certa, pode sempre contar com uma agência especializada como a Space Viagens e com recursos a ferramentas tecnológicas de alta performance, que permitem gerir todo o processo de forma eficaz e fluída.
